DỊCH VỤ CHỈNH LÝ VÀ SỐ HÓA TÀI LIỆU
Giải pháp lưu trữ khoa học – Nền tảng chuyển đổi số bền vững
Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ, việc quản lý tài liệu giấy theo phương pháp truyền thống đang bộc lộ nhiều hạn chế: khó tra cứu, chiếm diện tích lưu trữ, tiềm ẩn rủi ro hư hỏng và thất lạc.
Chúng tôi cung cấp dịch vụ chỉnh lý và số hóa tài liệu chuyên nghiệp, giúp tổ chức của bạn chuẩn hóa hệ thống lưu trữ, nâng cao hiệu quả quản lý và sẵn sàng tích hợp vào môi trường số.
- Chỉnh lý tài liệu – Chuẩn hóa kho lưu trữ
Dịch vụ chỉnh lý tài liệu được thực hiện theo đúng quy định của Nghị định 30/2020/NĐ-CP và tiêu chuẩn ngành lưu trữ.
Nội dung thực hiện:
- Phân loại tài liệu theo phông, mục lục, hồ sơ
- Xác định giá trị tài liệu (lưu trữ lâu dài / có thời hạn)
- Sắp xếp, đánh số hồ sơ khoa học
- Lập mục lục hồ sơ và công cụ tra cứu
- Loại bỏ tài liệu trùng, hết giá trị
- Đóng gói, bảo quản theo tiêu chuẩn
Kết quả:
- Kho tài liệu được tổ chức khoa học
- Dễ dàng tra cứu, kiểm soát
- Đáp ứng yêu cầu kiểm tra, thanh tra
- Số hóa tài liệu – Chuyển đổi sang môi trường số
Chúng tôi triển khai số hóa tài liệu với quy trình kiểm soát chất lượng nghiêm ngặt.
Nội dung thực hiện:
- Scan tài liệu độ phân giải cao
- Xử lý hình ảnh (căn chỉnh, tăng nét, loại nhiễu)
- Nhận dạng ký tự OCR (tìm kiếm nội dung)
- Đặt tên file, phân loại dữ liệu
- Nhập chỉ mục (metadata) theo hồ sơ
Kết quả:
- Tài liệu dạng số (PDF, TIFF…)
- Tra cứu nhanh chóng theo nội dung
- Sẵn sàng tích hợp hệ thống phần mềm
- Quy trình triển khai chuyên nghiệp
Bước 1: Khảo sát & đánh giá
- Đo khối lượng tài liệu (mét tài liệu)
- Đánh giá tình trạng và phương án xử lý
Bước 2: Chỉnh lý tài liệu
- Phân loại – lập hồ sơ – sắp xếp – lập mục lục
Bước 3: Số hóa tài liệu
- Scan – xử lý ảnh – OCR – kiểm tra chất lượng
Bước 4: Xây dựng cơ sở dữ liệu
- Nhập dữ liệu tra cứu
- Thiết lập hệ thống tìm kiếm
Bước 5: Bàn giao & đào tạo
- Bàn giao hồ sơ giấy + dữ liệu số
- Hướng dẫn khai thác, sử dụng
- Lợi ích nổi bật
✔ Tiết kiệm diện tích lưu trữ
✔ Tra cứu tài liệu trong vài giây
✔ Bảo vệ tài liệu gốc an toàn lâu dài
✔ Tăng hiệu quả quản lý và điều hành
✔ Nền tảng cho chuyển đổi số và chính phủ điện tử
- Đối tượng khách hàng
- Cơ quan nhà nước, đơn vị hành chính
- Tổ chức Đảng, đoàn thể
- Trung tâm lưu trữ lịch sử
- Doanh nghiệp, ngân hàng, bệnh viện
- Năng lực triển khai
- Đội ngũ chuyên gia lưu trữ – CNTT giàu kinh nghiệm
- Trang thiết bị scan chuyên dụng
- Quy trình kiểm soát chất lượng nhiều lớp
- Triển khai quy mô lớn (từ vài chục đến hàng trăm mét tài liệu)
- Cam kết của chúng tôi
- Tuân thủ quy định pháp luật và tiêu chuẩn lưu trữ
- Bảo mật tuyệt đối thông tin khách hàng
- Tiến độ nhanh – chất lượng cao
- Hồ sơ bàn giao đầy đủ, đúng chuẩn
- Liên hệ tư vấn
Hotline: 0918646167
Email: tuvan@hdcdigital.vn
Địa chỉ: WT1-3.OT10 Wilton Tower, 71/3 Nguyễn Văn Thương, Phường Thạnh Mỹ Tây, Tp. Hồ Chí Minh